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１０１０去年は赤色、今年は青色、来年は黄色というように毎年違う色のシールを用意し、滞留在庫に貼っていきます。
色シールは、製品や商品を痛めないもので、はがれにくいものを用意します。
こうしておくと、10年前からある在庫は10枚のシールが七夕の短冊のようについているはずです。
めだちますから、すぐにわかります。
色を見れば、何年前からあるものかまで判定がつきます。
滞留在庫は、廃棄するか、改造もしくは転用するか、評価減するかしなければなりません。
色シールを貼ると同時に、滞留在庫をどのようにして処分するかを考えれば一石二鳥です。
棚卸をしでは集中できないのであれば、色シールを貼る作業だけ棚卸時に行ない、その処分方針はその後ゆっくり決めればよいでしょう。
色シールを貼る方法以外には、滞留在庫自体を「滞留倉庫」というような別の場所に移動する方法があります。
ただしこのやり方だと、目の前から滞留在庫がなくなるか、どんどん滞留在庫が増加するという傾向があります。
この方法をとる場合は、滞留倉庫をよく監視しておく必要があります。
棚卸が終われば、その状況を棚卸監査人にチェックしてもらいます。
監査人は、工場長以下、経理部や管理部など、棚卸実施者とは別の人であれば誰でもかまいません。
棚卸の状況が完璧であれば、チェックなどは必要ありませんが、充分ではない、もしくは充分かどうかわからないときには、誰かがチェックしなければならないのです。
在庫差異分析をする場合、「監査までしたのだから、絶対間違いない。
入出庫伝票の方に問題がある」と断言できる程度にしたいものです。
棚卸監査人の役目は、棚卸実施者が正しく棚卸をしたかどうかを評価することにあります。
漏れなく重複なく数えられているか、棚卸票は正しく記入されているか、棚卸票は紛失したり、入力漏れがあったりしないかを確認するわけです。
棚卸監査人は、棚卸が実施された場所のすべてを漏れなく監査しなければなりません。
ただし、棚卸をした全在庫品をもう一度数え直すと膨大な時間がかかるため、10％〜20％程度を抜き取り検査します。
「すべての棚卸場所を抜き取り検査する」のですから、それだけでもなかなか大変です。
また、日本人は他人のしたことを評価するのは苦手なだけに、監査することは気分的にも合わないようです。
これも仕事と割り切って、確実に棚卸状況を評価したいものです。
こノートき、「棚卸精度」というものを導入するとよいでしょう。
発見した誤りの数を抜き取り件数で割ったものをいいます。
「棚卸精度が5％を超えた在庫場所は棚卸のやり直しを命ずる」といったように使います。
「監査を実施すると、どんどん棚卸のミスや間違いが発見されてびっくりしました。
ミスするなと言っても全く直らないのですが、どうしたらよいのでしょうか」といった声もよく聞きます。
棚卸のミスを減らすには、訓練をすることが有効です。
防災訓練、避難訓練と同様に棚卸訓練（棚卸の模擬練習）をお勧めします。
棚卸訓練は、次の手順で実施します。
工場や倉庫の一画に、棚卸の練習場をつくる（だいたい20〜30分ぐらいで全部の棚卸が終了するような大きさとする)。
棚卸を実施し、完全な答えをつくる（棚卸監査人が数名で答えをつくってください。
答えが間違っているとシャレになりませんので真剣にやってください)。
棚卸実施者1人ずつに、記入票（棚卸票と同様のもの）を渡して、棚卸をさせる。
終わったら答えと照らし合わせて、採点する。
間違えているところは、一緒に見にいって、棚卸実施者に間違えたことを自覚させる。
もし正解率が80％を切るようなことがあれば、再度棚卸をさせる。
皆さんも「な〜に、オレが間違えるはずはない」と思っていらっしゃる方が多いと思います。
ところが実際にやってみると、100点を取れる人は5％程度しかいないことがわかります。
ひどい人は50点も取れません。
できる人とできない人の差がはっきり出ます。
できない人には棚卸の適性がないもノート判断し、棚卸実施者からはずすといったことも考えねばなりません。
倉庫マンは倉庫の番人であり、倉庫の現物管理者です。
倉庫に関する様々な仕事を効率よく行なうために配員されています。
倉庫に関わる仕事は営業や製造に比べて地味に見えるためか、会社のなかでもあまり優秀でない担当者を配置するケースが多く見受けられるのは残念なことです。
倉庫は、商品.製品物流の中枢を握る大切な役目です。
決して重要性が劣るものではありません。
倉庫マンの仕事は、次のようなものがあります。
仕入れた商品や原材料の受入れ検収をする。
受入れた在庫の整理整頓をし、いつでもすぐに出せる状態を維持する。
出荷指示に従って在庫を出庫する。
在庫問合わせがあった場合には現物を確認し、出庫できる数量を回答する。
また、入庫伝票や出庫伝票を起票するのも、倉庫マンの仕事になっているケースが多いようです。
在庫を合わせる改善を進めていく場合、最初に在庫が合い始めるのが工程です。
工程は、今まさにモノが動いていますので在庫が少なく、棚卸も簡単であり、帳簿在庫残高がマイナスになった場合、おかしいとすぐにわかります。
次に、完成品倉庫と原材料倉庫のように入出庫がお金と関連している場所の帳簿在庫が合います。
最後に残るのが仕掛品倉庫のような工程に挟まれた中間倉庫です。
量が多く、入出庫伝票を書き忘れても金銭的な問題が発生しないためです。
こんな仕掛品倉庫こそ、倉庫マンがしっかり管理しなければなりません。
ただ片づけるだけの整理整頓ではダメ倉庫マンに限らず、在庫を扱う人間が心得ておくべきことは、まず整理整頓です。
製造業の専門用語に「5Ｓ」というのがあります。
整理、整頓、清潔、清掃、賎の頭文字Sをとったものです。
言うまでもないことですが、整理、整頓、清潔、清掃、膜ができていないと、どんなことをしても効果はありません。
とくに在庫管理に関しては、このことが言えます。
入庫をするにも出庫をするにも、整理整頓されていなければ、ままなりません。
片づけるだけではダメです。
整理整頓の基本は、倉庫内を正しく区画するところから始まります。
まず倉庫の床を仕切る在庫品の大きさに従って、床に適当な間隔で線引きします。
ペンキのようなはがれにくい塗料で線を引くのです。
棚は、ラックや金属板でつくります。
ほクリフトで在庫品の出し入れをする場合には幅以上の間隔で柱をつけます。
床と棚がしっかりできれば、次は容器です。
在庫品をそのまま床や棚に置くと傷つきますし、持ち運びも不便です。
そこで、プラスチックやダンボ−ル箱を容器にして、運搬の単位にするわけです。
外注業者との在庫品のやりとりも、この容器によって行なう場合が多いようです。
容器を準備する。
棚と在庫品の大きさから、ちょうどよい容器を決める。
容器の中に在庫品をきちんと入れる。
ただ、不思議なことに容器が足らなくなる工場や倉庫がよくあります。
行き帰りするだけの容器が減っていくというのは、何ともわかりにくい現象です。
最後に容器に入っている在庫品そのものの整理整頓で、容器からはみ出し、容器から破れ出さないようにします。
倉庫へは、仕入れた商品や原材料が運び込まれてきます。
チェックするのも倉庫マンの仕事です。
この受入検収は、入荷受付けから始まります。
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